Если в попытках сэкономить час-другой и сделать задачу быстрее, вы хотя бы раз мечтали о чём-то подобном — воспользуйтесь нашими советами. Мы точно знаем: магия управления личной эффективностью доступна каждому.
Как повысить личную эффективность и что это вообще такое#
Вам наверняка встречалась цитата Стива Джобса «Работать надо не 12 часов, а головой». «Работать головой» — это умение достигать целей, используя минимум ресурсов, времени и сил. В этом и заключается личная эффективность или продуктивность.
Скажем прямо, одного желания стать гуру продуктивности мало. Для повышения личной эффективности, придётся поработать над собой и своими привычками — в одночасье ничего не изменится. Но если вы найдете для себя идеальное комбо полезных методик, то со временем научитесь достигать классных результатов с минимальными затратами. Можете начать с чего-нибудь из нашей подборки.
Методы повышения личной эффективности#
Метод SMART-целей
Иногда, задумываясь о собственной продуктивности, человек начинает ставить себе цели бездумно. Доделать отчёт по работе, научиться водить машину, найти любовь всей жизни — и всё это за 24 часа. Не успел? Всё, ты не эффективен. Такой подход обречен на провал.
Ставьте цели правильно — так легче справляться даже со сложными и объемными задачами. Поможет техника постановки «умных» SMART-целей. Согласно этому методу, любая цель или задача должна быть:
S — specific — конкретной. Например, получить налоговый вычет за прошлый год.
M — measurable — измеримой. Для этого отвечаем на вопрос: как я пойму, что цель достигнута? Ответ: декларацию примут и вернут часть уплаченного подоходного налога.
A — achievable — достижимой, реалистичной. Чтобы проверить цель на достижимость, спросите себя: «Достаточно ли ресурсов, чтобы выполнить эту задачу?». В прошлом году вы платили НДФЛ и можете подтвердить расходы, которые хотите возместить — этого достаточно.
Раз цель достижима и у вас есть все необходимые ресурсы, можно прикинуть дальнейшие шаги и сформировать чек-лист подзадач.
R — relevant — значимой для вас. Тут поможет вопрос «Почему я хочу это сделать?». Хорошо, если цель согласуется с другими. Например, вы копите деньги на обучение новой профессии и вам не хватает только перевода от налоговой.
T — time-bound — ограниченной по времени. Запомните простое правило: нет дедлайна — нет результата. Отправить отчёт до 10 октября, чтобы получить вычет до конца года.
В итоге получаем цель — сдать декларацию 3-НДФЛ в налоговую до 10 октября, чтобы успеть получить вычет и оплатить важное обучение до конца года.
Канбан-доски для организации задач
Канбан-доски — это наглядный способ визуализации задач, особенно, если их много, и все они находятся в разных стадиях выполнения. Для организации канбан-доски можно использовать обычную магнитную доску, стикеры или специальное приложение.
Все задачи на доске делим на три группы:
- To do — «Надо сделать» или «Запланировано». Здесь будет очередь из поступающих задач. Прелесть в том, что вам не надо искать новую задачу в нескольких местах. Все они тут, смиренно ждут своего часа.
- Do — «Делаю» или «В процессе». Здесь задачи, над которыми вы работаете сейчас. Не хватайте больше трех задач сразу, даже если вы считаете себя мастером многозадачности. Ограничьтесь делами на сегодня.
- Done — «Сделано». Здесь находится список дел, с которыми вы уже справились — и это идеальная база для анализа своей продуктивности.
Когда вы двигаете задачи по канбан-доске, то осознаете свою реальную загрузку, подсвечиваете проблемные места и получаете основу для развития личной эффективности.
Матрица Эйзенхауэра
Хорошо, теперь у вас есть понятные цели и наглядный список задач, но с чего начать? Расставить приоритеты поможет матрица Эйзенхауэра. Оцените каждую задачу по двум критериям — важность и срочность — и рассортируйте по квадратам.
Выполнять задачи лучше в такой последовательности:
- «Важно и срочно». Самое горящее и необходимое — делайте поскорее.
- «Важно, но не срочно». Не откладывайте в долгий ящик, но и не бросайтесь делать сразу — запланируйте задачу с жестким дедлайном.
- «Срочно, но не важно». Такие задачи в идеале надо делегировать, а не выполнять самим.
- «Не срочно и не важно». Для начала спросите себя: «Точно ли мне это нужно?». Если да — запишите задачу в список «Когда-нибудь» и сделайте, как будет время и желание. Если нет — вычеркните с чистой совестью.
Когда распределите дела по квадратам, станет проще планировать день. С этим тоже помогут методы личной эффективности, например, метод биоритмов.
Метод биоритмов
У всех бывают спады и подъемы энергии, ученые называют такие состояния циркадными ритмами или биоритмами. Это чистая физиология, и управлять биоритмами человек не может. Зато может использовать их себе на пользу — чтобы эффективнее выполнять задачи. В этом и заключается суть метода.
Например, утром, пока голова свежая и краткосрочная память готова к работе, проще выполнять важные, но несрочные задачи из матрицы Эйзенхауэра. Или «съесть лягушку на завтрак», но об этом расскажем чуть позже. Спустя некоторое время, мы получаем первый прилив энергии — вот тут надо скорее приступать к важным задачам с истекающим дедлайном — пока есть запал.
Хочется подремать после обеда? Конечно, ведь обычно это время спада активности. Если побороли дремоту, займитесь рутиной — задачами из квадрата «Срочно, но не важно». А в конце дня, когда силы уже на исходе, можно присмотреться к несрочным и неважным делам. Можно составлять комфортный гибкий график работы с учётом своих особенностей.
Метод лягушки
Если анализировать биоритмы не хочется, присмотритесь к более простому методу планирования — «ешьте лягушек на завтрак». Под лягушками имеют в виду неприятные задачи, которые совсем не хочется делать, поэтому они висят в самом конце списка дел и давят на совесть. Ну знаете, поход к стоматологу, подготовка письма вредному клиенту, поздравление троюродной тети с юбилеем. С такими задачами лучше разобраться в начале дня, пока ещё есть силы и энергия (и снова привет, биоритмы) — после чего остальные задачи покажутся легкими.
Метод швейцарского сыра
Еще один способ победить прокрастинацию и справиться с неприятной задачей — метод швейцарского сыра. Попробуйте поделить большое сложное дело на этапы и начните с самого простого. Так в страшной задаче — «куске сыра» — появятся дырочки — успешно выполненные подзадачи, а вы немного продвинетесь к намеченной цели.
Метод хорош тем, что помогает преодолеть внутреннее сопротивление и дарит уверенность в своих силах.
Метод Помодоро
Бывает, что задача простая, но времени на ее выполнение уходит о-го-го сколько. Так может быть, если вы легко отвлекаетесь на соцсети, милые видео с котятами, разговоры с коллегами — или другие внешние раздражители. В этом случае стоит развивать еще один навык личной эффективности — навык концентрации. Тут пригодится методика Помодоро.
Суть метода в том, чтобы сосредоточенно работать кусочками по 25 минут — так называемыми «помидорами», а затем делать перерывы на 5 минут. В это время можно и в соцсети заглянуть, но как только звенит будильник и начинается новый «помидор» — все неважные дела должны отойти на задний план. Спустя 4 «помидора» вас будет ждать награда — большой перерыв на 15-20 минут.
Метод хорош тем, что вы можете настроить его под себя, например, поставить 3 «помидора» по 20 минут, а между ними 10 минут перерыва. Отмечать «помидоры» можно с помощью таймера на телефоне, или воспользоваться специальным таймером в планировщике — такой есть и в SingularityApp.
Метод Стивена Кови
Известный консультант по управлению жизнью Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей» писал, что для того, чтобы стать продуктивнее, надо:
- Быть проактивным.
- Начиная что-то, думать о конечной цели.
- В первую очередь делать важное и срочное.
- Выстраивать взаимовыгодные отношения.
- Стараться понимать других.
- Достигать синергии.
- «Затачивать пилу» — регулярно заниматься саморазвитием.
Эти навыки помогает прокачать ежедневник Кови, в основе которого лежит пирамида продуктивности.
Получается так: вы определяете свои ценности и постоянно держите на них фокус → ставите цели на основе ценностей → планируете дела сначала еженедельно, а затем — ежедневно. И не забываете выделять время на развитие: физическое, духовное, интеллектуальное и эмоциональное.
Как повысить личную эффективность при помощи планировщика#
В нашем мире нет магии (а жаль!) и о маховике времени можно только мечтать. Зато у нас есть реальные инструменты, которые помогают быстрее достигать своих целей — электронные планировщики, например, SingularityApp.
В приложении можно планировать задачи на день, неделю, месяц — как вам удобнее. Если задача не одноразовая, а повторяющаяся, например, составление квартального отчета, ставьте себе напоминания и не бойтесь случайно профакапить дедлайн.
Если вспомнили о чем-то важном, но нет времени полноценно зафиксировать задачу, воспользуйтесь телеграм-ботом или голосовым вводом. Главное — выгрузить дело из головы, а записать его по технике SMART можно и позже.
В планировщике есть таймер Помодоро из одноименной методики. Включайте его из самой задачи и тогда одним махом убьете двух зайцев: и работать будете сосредоточеннее, и сразу будет видно, не зависли ли над чем-то — тайм-трекер покажет, сколько вы реально потратили времени.
Чтобы личная эффективность увеличилась, мало просто планировать свой день. Трекер привычек поможет внедрить новые полезные привычки и подтянуть самодисциплину.
Хотите узнать о планировании дополнительно, велком в базу знаний и наш журнал.
Главное помните: нет нужды ломать себя и пытаться всё успеть — будем честны, это даже звучит нереалистично. Недавнее исследование команды SingularityApp показало, что люди чувствуют себя продуктивными и успешными, если выполняют больше 76% запланированных дел. Да и само по себе регулярное планирование помогает прокачать личную эффективность.
Относитесь бережно к себе и выбирайте подходящие методики развития продуктивности — можно даже собрать из них личное супер-комбо. Будьте последовательны, работайте над собой и тогда все обязательно получится.
