Как стать эффективным: тайм-менеджмент для фрилансеров

Но чаще фрилансерские будни выглядят иначе: прокрастинация и бегство от дедлайнов, а потом — завал сразу по нескольким проектам и работа 24 в сутки накануне срока сдачи, хаос вместо системы и бесконечное чувство вины в духе «надо было сделать раньше».

Причин для этого — целая пачка:

• нет босса, который скажет, что именно и когда нужно делать — фрилансеру приходится самому организовывать свое рабочее время;
• гибкий график работы — кажется, что времени вагон, и теперь можно работать в любое время дня (а в итоге всё сводится либо к работе по ночам, либо к почти круглосуточной загрузке урывками и отсутствием полноценных выходных);
• прокрастинаторское «ещё успею» в сочетании с соблазнами окружающего мира: прогулки, кафешки, встречи с друзьями и прочие радости, которые хочется делать вместо работы;
• иллюзия, что работая из дома, можно успеть сделать больше дел — чаще всего это заканчивается бесконечными микропереключениями, от которых устаешь еще больше, а делаешь в итоге меньше;
• иллюзия, что можно работать где угодно — на деле же всё ещё нужно тихое уединённое место, где можно сосредоточиться;
• нестабильность загрузки: если проектов много — зашиваешься, если мало — кажется, что ты бездельничаешь.

1. Составляй список дел на день#

Победа любит подготовку, а продуктивность — чёткий план задач на день. Как организовать время фрилансеру? Да, списки дел не гарантируют, что ты точно выполнишь задачи, но они задают маршрут всего дня.

У фрилансеров в работе бывает несколько проектов одновременно. И лучше, когда список дел на день учитывает последовательность задач и время их выполнения. Без написанного текста не получится сверстать статью в блоге, без готового контента не запустить рекламную кампанию, без отчета о прибылях и убытках не сформировать бюджет на новый месяц.

Сколько задач планировать на день? Есть мнение, что человеческий мозг может концентрироваться лишь на 5−7 задачах — можно ориентироваться на это число. А можно последовать методу Айви Ли — он советовал выполнять всего 6 задач в день, за что получил когда-то 25 000 долларов.

Лайфхак: формулируй все задачи так, чтобы не терялся контекст. Вместо «встреча в 7» лучше писать «Встретиться с Альбертом в 19:00»

2. Декомпозируй большие проекты и задачи#

Иногда большие проекты кажутся необъятным космосом, к которому непонятно, как подступиться. Если не разложить их на понятные мелкие шаги, легко угодить в круг прокрастинации: не знаю, как выполнить задачу — боюсь браться — откладываю — время идёт.

В итоге можно сорвать сроки или выдать очень посредственный результат. Не надо так.

Составляй списки дел по каждой большой задаче и проекту — они определяют конкретные шаги, раскладывают процесс работы по полочкам и заодно снижают тревожность.

3. Отделяй важное от неважного#

По принципу Парето 20% деятельности приносят 80% результата. Но оставшиеся 80% дел всё-таки нельзя просто взять и выбросить: для начала неплохо определиться, всё ли в списке важно и нужно. Поможет матрица Эйзенхауэра, где мы делим задачи на 4 группы:

• Срочные и важные — делаем как можно скорее: внести правки в макет перед печатью, поправить тексты на сайте, устранить ошибку в программном коде, починить текущую батарею, в конце концов.
• Несрочные и важные — планируем их наперёд: сделать аналитику по конкурентам, обновить портфолио работ, прочитать подборку статей о налогообложении для самозанятых.
• Срочные и неважные — планируем для них конкретное время: разобрать почту, позвонить, ответить всем в рабочих в чатиках. Эти задачи лучше ограничить по времени — иначе они будут пожирать минуты, которые можно потратить на что-то более продуктивное. В эту же группу дел относят задачи, которые можно делегировать — и для них надо искать способы передать другим.
• Неважные и несрочные — храним в отдельном списке, к которому иногда обращаемся: сходить на выставку художников-передвижников, уехать на выходные в тур по Подмосковью, разобрать хлам на рабочем столе.

Чтобы убедиться, что задачу действительно стоит делать, попробуй технику 4D:

• DELETE — удаляй: это точно нужно сделать? Если нет — к чёрту такую задачу.
• DELAY — откладывай: это точно нужно сделать сейчас? Если нет — запланируй срок.
• DELEGATE — делегируй: это точно нужно сделать тебе? Если нет — отдай знакомому фрилансеру, который справится лучше и быстрее.
• DO IT — делай: если задача прошла три предыдущих фильтра, значит, её пора делать!

4. Начинай со сложного#

Нам всем нравится начинать день с простых и тривиальных задач, потому что те требуют наименьших усилий. Но чтобы повысить свою эффективность, стоит делать наоборот — стартовать с самых сложных и объемных дел.

Если отложить их на вторую половину дня, есть риск потратить больше времени и своего ресурса на их завершение — потому что утром у нас всегда больше энергии. Поэтому планируй на утро самые ценные и сложные задачи, которые приближают тебя к результату — этот принцип ещё называют «лягушка по утрам».

5. Группируй работы по типу#

Фрилансеры обычно взаимодействуют сразу с несколькими клиентами, и у каждого проекта есть какой-то типовой набор работ. При планировании возникает соблазн сгруппировать дела на день по клиентам: утром делаем задачи по одному клиенту, в обед — по другому, вечером — по третьему.

Гораздо эффективнее группировать задачи по типу работ. Утром — рисерч на свежую голову, в обед — аналитика, вечером — рутина. Объединив похожие дела в цепочку, мы получаем алгоритм — и благодаря этому тратим меньше времени из-за отсутствия переключений между типами работ. Для этого удобно пользоваться тегами: помечаешь рутинные дела одним тегом, а требующие большей концентрации — другим. Тогда легко их найти в пару кликов и собрать в цепочку задач.

6. Планируй время на фриланс с вечера#

Просыпаясь, мы привыкли открывать смартфон и просматривать уведомления. Оп — и полчаса как ни бывало, а ничего полезного не сделано. Вместо смартфона утром — лучше выпить кофе или чая, сделать зарядку или помедитировать. И уж точно лучше не откладывать на утро планирование своего дня — это стоит сделать с вечера.

Порядок планирования примерно таков:

1. Очищаем рабочее место: убираем со стола бумаги и посторонние предметы, закрываем документы, приложения, вкладки браузера.
   
2. Оцениваем прогресс на сегодня: заглядываем в календарь и списки задач по текущим проектам. Несделанное за сегодня — переносим на завтра или назначаем этим задачам новый срок.
   

3. Планируем новый день: составляем список задач на завтра, размещаем их в нужной последовательности, прикидываем количество времени на каждую.
4. Готовим ресурсы: смотрим, что потребуется для выполнения запланированного. Если чего-то не хватает (информации, документов, мнений экспертов) — корректируем план — добавляем задачи, которые помогут это добыть.

Утром останется лишь открыть свой план на день и убедиться, что он актуальный. Если появятся какие-то новые дела — его можно просто скорректировать (и не тратить уйму времени на планирование в самые ценные утренние часы).

7. Правильно формулируй свои цели#

Чтобы грамотно формулировать краткосрочные цели и добиваться результата, попробуй метод S.M.A.R.T. Согласно ему, цель должна быть:

• S — Specific (Конкретная). У цели должен быть всего один результат. Так что вместо «научиться рисовать» запиши в планировщик «пройти курс рисования для новичков».
• M — Measurable (Измеримая). Как понять, что цель достигнута? Нужны цифры: «сдать дипломную работу по академическому рисунку через полгода на пятёрку».
• A — Attainable/Assignable (Достижимая). Не слишком ли цель амбициозная? Научиться рисовать за неделю? Такое себе. Цель должна учитывать ограничения: время, знания и опыт, личный ресурс, деньги. Курс рисования для новичков с ежедневными занятиями в художественной школе — ну вряд ли. Курс для новичков онлайн с проверкой домашек дважды в неделю — уже реальнее.
• R — Relevant (Значимая). Насколько важно научиться рисовать? Если это добавит квалификации и поможет зарабатывать больше — цель значимая. Если это желание поучиться новому из-за уловок маркетологов — ну такое. Помни: одно новое занятие — это минус одно старое.
• T — Time bound (Ограниченная во времени). У цели должен быть срок, который заставит двигаться и не бросать, а в итоге — точно прийти к результату.

8. Объективно оценивай время#

Когда не нужно ехать в офис, кажется, что в твоих сутках больше часов. Как ими распорядиться? Можно взять на бирже пять новых проектов вдобавок к текущей стабильной загрузке — времени ведь уйма, правда?! Но лучше грамотно спланировать свой день: учесть не только рабочие задачи, но и личные.

Оптимальное количество проектов и клиентов можно выверить только эмпирически: свой предел легко почувствовать. Особенно, если раскладывать задачи на день в календаре — так можно увидеть, сколько действительно можно успеть сделать, и не брать на себя лишнего.

9. Планируй время на паузы#

Планирование рабочего времени и прочих важных дел типичного фрилансера — это здорово. Но неплохо бы запланировать и периоды отдыха, когда у тебя будет время для себя. Иначе можно весь день мечтать о вечере с книжкой. О нескольких интересных видео с Ютуба. О прогулке. Об интернет-шопинге. О лекции с пылящегося онлайн-курса. И так никогда и не добраться до них, постоянно откладывая такие дела «до завтра» или «до выходных».

Чем больше мы откладываем приятное, тем больше убеждаем мозг в том, что он никогда этого не получит. И тогда он начинает саботировать рабочий процесс, потому что хочет эти ништяки здесь и сейчас.

Чтобы отдохнуть качественно, нужно отвлечься от рутины. Мозг перезагружается, когда мы меняем окружение и выполняем непривычные, но приятные задачи. Самый простой способ отвлечься — поездка: в ней мы часто забываем про повседневный стресс и тревожные мысли, концентрируясь на впечатлениях.

Если частые поездки куда-то — роскошь, катайся на велике или гуляй по улицам города и в парках. Прогулка или сеанс медитации повышают продуктивность больше, чем простой перерыв на кофе. Типы перерывов стоит чередовать — тогда ты будешь ждать их с нетерпением и действительно перезагружать мозг.

Лайфхак: запланируй раз в неделю никсен — время для осознанного ничегонеделания и пустоты в голове, которое практикуют голландцы. Для этого нужно:

1. Выбрать день недели и конкретное время, когда ты ничего не будешь делать.
2. Создать среду: убрать гаджеты, устроиться поудобнее на диване или возле окна или отправиться на прогулку в парк (чур без телефона и музыки!).
3. Не пугаться, если мозг будет сопротивляться: первое время он попытается заставить тебя включить сериал, сделать что-то полезное по дому или послушать аудиокнигу фоном — дай ему обещание сделать всё это через 30 минут, а сам — наслаждайся бездельем.

10. Планируй время на каждую задачу#

Фрилансеры — вольные пташки, которые обычно живут в двух состояниях:

1. могут работать столько, сколько захотят;
   
2. могут работать столько, сколько придётся, чтобы успеть к дедлайну.
   

Чтобы у тебя всё-таки был первый вариант, неплохо планировать время на каждую задачу и общее время на работу за день. Такой подход тайм менеджмента на фрилансе помогает объективно оценивать трудозатраты и адекватно составлять твоё расписание. Например, если ты хочешь работать не 8, а всего 5 часов в день, а на конкретную задачу придется потратить 10 часов — за один день ты точно не успеешь её выполнить.

Для такого планирования лучше всего подходит календарь: в нем визуально видны временные слоты, и уже не получится «впихнуть невпихуемое» в свой день.

Главное здесь — помнить, что по закону Паркинсона работа занимает всё отведённое на неё время. Это значит, что если ты планируешь работать над задачей весь день — то и просидишь с ней весь день (или дольше). А если запланируешь справиться за 5 часов — есть шанс справиться именно за столько.

11. Отслеживай время#

Поначалу идея отслеживать время для фрилансеров может показаться непривлекательной — ещё бы, эта практика может раскрыть неприглядные истины об их привычках в течение дня: здесь полчаса на бездумное залипание в соцсетях, там — лишний час на рисёрч из-за интересной ленты новостей, а тут — 2 часа на 2 страницы текста, хотя хотелось написать все 6. Но как только начинаешь отслеживать время, сразу не хочется расходовать его на что попало.

Фрилансеры часто берут в работу несколько проектов, и чем их больше — тем важнее оценивать своё рабочее время на каждый. Даже если для расчета стоимости работ ты не используешь почасовую ставку, а выставляешь клиенту счёт за объём работы — знать свои затраченное время полезно. Хотя бы для того, чтобы соотнести, сколько именно ресурса ушло на проект и точно ли он стоил этих денег. А ещё эта практика пригодится, чтобы делать более адекватные оценки по срокам реализации похожих проектов.

Поначалу идея отслеживать время для фрилансеров может показаться непривлекательной — ещё бы, эта практика может раскрыть неприглядные истины об их привычках в течение дня: здесь полчаса на бездумное залипание в соцсетях, там — лишний час на рисёрч из-за интересной ленты новостей, а тут — 2 часа на 2 страницы текста, хотя хотелось написать все 6. Но как только начинаешь отслеживать время, сразу не хочется расходовать его на что попало.

Фрилансеры часто берут в работу несколько проектов, и чем их больше — тем важнее оценивать своё рабочее время на каждый. Даже если для расчета стоимости работ ты не используешь почасовую ставку, а выставляешь клиенту счёт за объём работы — знать свои затраченное время полезно. Хотя бы для того, чтобы соотнести, сколько именно ресурса ушло на проект и точно ли он стоил этих денег. А ещё эта практика пригодится, чтобы делать более адекватные оценки по срокам реализации похожих проектов.

Отслеживать время можно с помощью таймера Помодоро: запланируй в чек-листе к конкретной задаче интервалы и отмечай их по мере работы. Заодно ты узнаешь, сколько именно помидорок тебе требуется на ту или иную задачу.

12. Не отвлекайся на шелуху#

Нам нравится думать, что мы можем делать несколько дел одновременно, но такой график работы заставляет мозг постоянно переключаться — а это влияет на его производительность. Эксперты говорят, что требуется 23 минуты и 15 секунд, чтобы снова сосредоточиться на задаче после того, как ты отвлекся на что-то другое.

Всё так, но фрилансеры часами сидят за ноутбуками и могут не замечать, как в рабочие дела вклиниваются другие: чатики с друзьями и близкими, комментарии к читаемым статьям, чтение материалов не по теме (но очень интересных!), постинг в соцсети и параллельное залипание там на чужом контенте.

Вместо такой вот «многозадачности» — сосредоточься на чем-то одном. Если нужно написать статью — набросай план, потом сделай перерыв: в это время можно переключиться на что-то ещё: проверку почты, чатики, соцсети, мелкие срочные задачи. Только обязательно ограничь такой перерыв по времени. А после — возвращайся к текущей задаче.

Здесь тоже здорово пригодится таймер Помодоро: когда сосредоточенно работаешь над задачей во время «помидорного» интервала, не хочется отвлекаться на другие дела — потому что точно знаешь, что доберешься до них позже.

А если в этот период появится какая-то отвлеченная идея или мысль — её можно просто записать и продолжить работу над задачей. Например, с помощью быстрых виджетов SingularityApp или Telegram-бота.

13. Работай в пики активности#

Работа на фрилансе хороша тем, что ты можешь самостоятельно определять порядок задач и время своей активности. С утра мы бодрее, чем вечером, поэтому первый пик активности обычно случается именно утром. Это время лучше всего отдать срочным и важным задачам. Время после обеда — для неважных и срочных дел: телефонных звонков, аналитики, рутины и несложных заданий, которые можно делать почти на автомате.

14. Управляй прокрастинацией#

Прокрастинация для фрилансеров — такая же частая история, как утренняя планерка для офисного сотрудника :) Иногда она врывается в распорядок дня и доставляет кучу неприятностей: важные задачи простаивают, а чувство вины покусывает изнутри. Хорошие новости: прокрастинацией можно управлять.

Структурная прокрастинация — это практика откладывать запланированное, делая вместо него что-то другое, не менее важное и полезное. В случае с обычной прокрастинацией мы выбираем бегство от задачи в видеоигры, книжки, соцсети, видео на Ютубе и прочие дофаминовые радости. Здесь — мы просто выбираем из списка дел какое-то другое, на которое сейчас готовы переключиться. И не испытываем угрызений совести, потому что такое отклонение от плана — это часть нашего плана.

15. Ограничивай рабочее время для клиентов#

Когда ты фрилансер, то всем вокруг кажется, что твоё рабочее время — резиновое. Тебе можно написать утром, днём и даже поздней ночью: не вставать же тебе к 7 утра в офис, потерпишь.

Одна из крайне полезных вещей — временные рамки. Особенно для клиентов из других часовых поясов. Договорись с ними на берегу, когда тебя можно беспокоить по рабочим вопросам, а когда нельзя. Такой подход резко сократит количество ночных доработок и переработок под энергетики и кофе.

Напоследок. Если всё пошло не так#

Даже если мы, как самые прошаренные в тайм-менеджменте фрилансеры, спланируем свой день по этим правилам, иногда всё может пойти не так. Мы можем заболеть и стать на время неработоспособными, лежа с градусником подмышкой. Можем потерять кого-то из близких и быть не готовым к работе какое-то время. В конце концов, мы можем ухватить горящую путевку за бесценок и наутро умчаться на край света — фрилансеры же!

Что делать, если такие неожиданности вдруг произошли?

1. Поговорить с клиентами. Когда речь идет о сроках, юлить не стоит, ведь на тебя рассчитывают. И чем раньше ты сообщишь, что сроки сдвигаются, тем благодарнее будут клиенты.
   
2. Не уходить в тишину. Когда всё идёт не по плану, проще всего отмолчаться и ждать, когда разгневанный клиент выльет на тебя ушат помоев. Не надо так. Лучше сразу честно сказать, что не можешь завершить работу в срок и предложить альтернативы: либо сделать меньший объём сейчас, либо сдвинуть дату сдачи, либо помочь найти другого исполнителя.
   
3. Быть честным. Не придумывай, что у тебя похороны четвероюродного племянника твоей троюродной тёти, есть риск потом засветить фотки на пляже в соцсетях. Лучше честно сказать, потому переносишь сроки — так меньше шансов потерять доверие клиента.
   
4. Отсортировать задачи. Когда на время выпадаешь из рабочего графика, задачи копятся. Поэтому по возвращении первым делом стоит их перебрать и решить, какие отложить — можно, а какие — нет. Для этого, например, в SingularityApp есть классный режим «Проверка», с которым «перетряхнуть» проекты проще простого.
5. Не пускаться во все тяжкие. Как только кризис или отпуск миновали, есть соблазн начать впахивать, чтобы наверстать упущенное. Осторожнее: так можно выдать посредственный, но быстрый результат, за который тебе вряд ли скажут спасибо. Спланируй последовательность задач и выполняй их по одной, но сразу круто.

Успехов в тайм-менеджменте :)